হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস (WhatsApp Business) হলো ছোট ব্যবসার জন্য তৈরি হোয়াটসঅ্যাপের আলাদা সংস্করণ, যেখানে দোকানের প্রোফাইল, পণ্যের ক্যাটালগ, স্বয়ংক্রিয় বার্তা আর অর্ডারের হিসাব এক জায়গায় গোছানো যায়। গ্রাহক যে অ্যাপে এমনিতেই মেসেজ করেন, সেই অ্যাপেই দোকানের তথ্য, দাম আর উত্তর পাওয়া গেলে যোগাযোগ সহজ হয়। এই গাইডে অ্যাকাউন্ট খোলা থেকে ব্রডকাস্ট পাঠানো পর্যন্ত পুরো কাজের ধারা ধাপে ধাপে দেওয়া আছে।
নোট: এই গাইডের ধাপ ও সেটিংসের নাম ২ নভেম্বর ২০২৬ তারিখে যাচাই করা হয়েছে। হোয়াটসঅ্যাপ মাঝে মাঝে মেনুর নাম বদলায়, তাই নাম সামান্য আলাদা দেখালে একই অর্থের অপশনটি বেছে নিন। পরে কিছু বদলালে শুধু এই নোটটি আপডেট করা হবে।
হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস আসলে কী
হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস একটি আলাদা, ফ্রি অ্যাপ, যা গুগল প্লে বা অ্যাপ স্টোর থেকে ডাউনলোড করা যায়। এটি সাধারণ হোয়াটসঅ্যাপের মতোই চ্যাট করার অ্যাপ, তবে এর সঙ্গে ব্যবসার জন্য কিছু বাড়তি টুল আছে। যেমন, বিজনেস প্রোফাইল, ক্যাটালগ, স্বয়ংক্রিয় বার্তা, কুইক রিপ্লাই আর লেবেল। এই টুলগুলোর কাজ হলো গ্রাহকের প্রশ্নের উত্তর দ্রুত দেওয়া আর অর্ডারের অবস্থা মনে রাখা, আয় বা বিক্রি বাড়ানোর কোনো জাদুকরী প্রতিশ্রুতি নয়।
একটি বিষয় শুরুতে পরিষ্কার রাখা ভালো। এই লেখাটি ব্যবসার টুল নিয়ে, ব্যক্তিগত হোয়াটসঅ্যাপের গোপনীয়তা সেটিংস নিয়ে নয়। ব্যক্তিগত চ্যাটের সেটিংস জানতে চাইলে ব্যক্তিগত হোয়াটসঅ্যাপের গোপনীয়তা সেটিংস নিয়ে আলাদা গাইডটি দেখতে পারেন। দুটি লেখার কাজ আলাদা, একটির ধাপ অন্যটিতে মেশানো যাবে না।
সাধারণ হোয়াটসঅ্যাপের সঙ্গে পার্থক্য
সাধারণ হোয়াটসঅ্যাপে শুধু চ্যাট করা যায়, কিন্তু ব্যবসার পরিচয় দেখানোর জায়গা নেই। বিজনেস অ্যাপে গ্রাহক চ্যাট খুললেই দোকানের নাম, লোগো, খোলার সময় আর ঠিকানা দেখতে পান। সাধারণ অ্যাপে পণ্যের তালিকা পাঠাতে হয় ছবি আর লেখা আলাদা করে, বিজনেস অ্যাপে ক্যাটালগে সব পণ্য এক জায়গায় সাজানো থাকে। সাধারণ অ্যাপে দোকান বন্ধ থাকলে গ্রাহককে আলাদা করে জানাতে হয়, বিজনেস অ্যাপে স্বয়ংক্রিয় বার্তা নিজে থেকেই জানিয়ে দেয়।
আরেকটি বড় পার্থক্য হলো হিসাব রাখা। সাধারণ অ্যাপে কোন অর্ডারের কী অবস্থা, তা মনে রাখতে হয় মাথায় বা আলাদা খাতায়। বিজনেস অ্যাপে লেবেল দিয়ে চ্যাটে ট্যাগ লাগানো যায়, যেমন নতুন অর্ডার, পেমেন্ট বাকি, ডেলিভারি হয়েছে। ফলে কোনো অপেক্ষমাণ কাজ হারিয়ে যাওয়ার আশঙ্কা কমে। তবে বিজনেস অ্যাপ কোনো বড় কোম্পানির পূর্ণাঙ্গ বিক্রয় ব্যবস্থা নয়, এটি ছোট ব্যবসার দৈনন্দিন যোগাযোগ গোছানোর টুল।
| বিষয় | বিজনেস অ্যাপ | বিজনেস প্ল্যাটফর্ম |
|---|---|---|
| কার জন্য | ছোট ব্যবসা, একজন বা দুজন মিলে চ্যাট সামলানো যায় | বড় ব্যবসা, অনেক গ্রাহকের বার্তা একসঙ্গে সামলাতে হয় |
| কীভাবে চলে | ফোনের অ্যাপ থেকে সরাসরি | এপিআইয়ের মাধ্যমে, নিজস্ব সফটওয়্যারের সঙ্গে যুক্ত করে |
| বার্তার নিয়ম | অ্যাপের ভেতরের টুল দিয়ে পাঠানো যায় | বার্তার টেমপ্লেট আগে মেটার অনুমোদন লাগে |
| খরচের নিয়ম | অ্যাপটি ফ্রি | বার্তা প্রতি খরচের নিয়ম আছে, দেশ ও সময়ভেদে বদলায় |
অ্যাকাউন্ট খোলা ও বিজনেস প্রোফাইল সাজানো
অ্যাকাউন্ট খোলা সহজ, তবে নম্বর নিয়ে একটি সিদ্ধান্ত আগে নিতে হবে। একই নম্বর একই সময়ে সাধারণ হোয়াটসঅ্যাপ আর বিজনেস অ্যাপ দুটোতেই চলে না। তাই ব্যবসার জন্য আলাদা নম্বর ব্যবহার করা ভালো, যাতে ব্যক্তিগত চ্যাট আর ব্যবসার চ্যাট মিশে না যায়। আলাদা নম্বর না থাকলে পুরোনো নম্বরটি বিজনেস অ্যাপে স্থানান্তর করা যায়, তবে সেক্ষেত্রে ওই নম্বরে আর সাধারণ হোয়াটসঅ্যাপ চলবে না।
- গুগল প্লে বা অ্যাপ স্টোর থেকে হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপটি ডাউনলোড করুন।
- ব্যবসার নম্বরটি দিয়ে রেজিস্ট্রেশন করুন, ফোনে আসা কোডটি লিখে যাচাই করুন।
- বিজনেস প্রোফাইলে যান, দোকানের নাম, লোগো, ক্যাটাগরি, খোলার সময়, ঠিকানা, ওয়েবসাইট আর ইমেইল লিখুন।
- অ্যাপ থেকে পাওয়া শর্ট লিংক ও কিউআর কোড সংরক্ষণ করুন, এগুলো দিয়ে গ্রাহক সহজে চ্যাট শুরু করতে পারবেন।
প্রোফাইল সাজানোর সময় খোলার সময় সঠিকভাবে লিখুন, কারণ অ্যাওয়ে মেসেজ এই সময়ের উপর ভিত্তি করে চলে। ঠিকানা এমনভাবে লিখুন যাতে গ্রাহক দোকানটি চিনতে পারেন, কিন্তু বাড়ির ভেতরের ব্যক্তিগত ঠিকানা প্রোফাইলে দেবেন না। প্রোফাইলের ছবিতে দোকানের লোগো বা দোকানের সামনের ছবি ব্যবহার করলে গ্রাহকের চিনতে সুবিধা হয়।
ক্যাটালগ বানানো: ফোনের ভেতরে দোকান
ক্যাটালগ হলো ফোনের ভেতরে আপনার দোকানের তালিকা। গ্রাহক চ্যাট না করেও ক্যাটালগ খুলে পণ্য দেখতে পারেন, দাম জানতে পারেন আর কোনটি কিনতে চান তা ঠিক করতে পারেন। ক্যাটালগ বানাতে বিজনেস টুলস মেনুতে ক্যাটালগ অপশনে যান।
- নতুন পণ্য যোগ করুন, পরিষ্কার একটি ছবি দিন, যেখানে পণ্যটি স্পষ্ট দেখা যায়।
- পণ্যের নাম, দাম, বর্ণনা, ওয়েবসাইট লিংক থাকলে সেটি, আর পণ্য কোড থাকলে সেটি লিখুন।
- একই ধরনের পণ্য কালেকশনে গ্রুপ করুন, যেমন শাড়ি, পাঞ্জাবি, বাচ্চাদের পোশাক, আলাদা আলাদা কালেকশন।
- পণ্য যোগ করার পর নিজের ফোন থেকে ক্যাটালগটি খুলে দেখুন, ছবি, নাম আর দাম ঠিক আছে কি না।
ক্যাটালগের দাম হালনাগাদ রাখা খুব জরুরি। পুরোনো দাম থাকলে ডেলিভারির সময় গ্রাহকের সঙ্গে ঝামেলা হয়, আর আস্থা নষ্ট হয়। স্টক শেষ হলে পণ্যটি ক্যাটালগ থেকে সরিয়ে ফেলুন, যাতে গ্রাহক এমন পণ্য চেয়ে না বসেন যা নেই। ক্যাটালগের পণ্য অবশ্যই মেটার কমার্স নীতি আর আইন মেনে হতে হবে, নিষিদ্ধ পণ্য তালিকাভুক্ত করলে বিজনেস টুল ব্যবহারে বাধা আসতে পারে।
স্বাগতম ও বন্ধের সময়ের স্বয়ংক্রিয় বার্তা
স্বয়ংক্রিয় বার্তা দুই ধরনের, গ্রিটিং মেসেজ আর অ্যাওয়ে মেসেজ। গ্রিটিং মেসেজ যায় নতুন গ্রাহক প্রথমবার মেসেজ দিলে, যেমন স্বাগতম, আমরা কীভাবে সাহায্য করতে পারি, তা লিখে। অ্যাওয়ে মেসেজ যায় দোকান বন্ধ থাকলে, যাতে গ্রাহক বুঝতে পারেন কখন উত্তর পাবেন।
- বিজনেস টুলস থেকে গ্রিটিং মেসেজ চালু করুন, ছোট ও ভদ্র একটি স্বাগত বার্তা লিখুন।
- অ্যাওয়ে মেসেজে লিখুন দোকান কখন খুলবে আর কখন উত্তর পাওয়া যাবে।
- অ্যাওয়ে মেসেজের সময়সূচি ঠিক করুন: সব সময় পাঠানো, নিজের ঠিক করা সময়সূচি, অথবা বিজনেস প্রোফাইলে দেওয়া সময়ের বাইরে।
স্বয়ংক্রিয় বার্তা যেন রোবটের মতো শোনায় না, সেদিকে খেয়াল রাখুন। গ্রিটিং বার্তায় দোকানের নাম আর কী সেবা দেন, তা এক লাইনে লিখুন। অ্যাওয়ে বার্তায় শুধু বন্ধের কথা নয়, পরের খোলার সময়টাও লিখুন, যাতে গ্রাহক অপেক্ষা করতে পারেন। দোকান খোলার পর গ্রাহকের মেসেজের উত্তর নিজে হাতে দিন, স্বয়ংক্রিয় বার্তা আসল উত্তরের বদলে নয়।
কুইক রিপ্লাই: বারবার লেখা উত্তর একবার লিখুন
কুইক রিপ্লাই হলো বারবার দেওয়া উত্তর সেভ করে রাখার ব্যবস্থা। যেমন, ডেলিভারি চার্জ কত, দোকান কখন খোলে, পণ্য স্টকে আছে কি না, এই প্রশ্নগুলো বারবার আসে। প্রতিবার নতুন করে লেখার বদলে কুইক রিপ্লাই থেকে বেছে পাঠানো যায়। চ্যাটে স্ল্যাশ চিহ্ন লিখলে সেভ করা উত্তরগুলো দেখা যায়, সেখান থেকে ঠিকটি বেছে পাঠাতে হয়।
কুইক রিপ্লাই লেখার সময় কয়েকটি নিয়ম মানুন। উত্তর ছোট ও সরাসরি রাখুন, দীর্ঘ রচনা নয়। গ্রাহকের ব্যক্তিগত তথ্য, যেমন কারো ঠিকানা বা ফোন নম্বর, কুইক রিপ্লাই হিসেবে সেভ করবেন না, কারণ ভুল চ্যাটে পাঠিয়ে দেওয়ার ঝুঁকি থাকে। দাম বা নীতি বদলালে কুইক রিপ্লাইটিও বদলে ফেলুন, নইলে পুরোনো উত্তর গ্রাহকের কাছে যাবে।
লেবেল দিয়ে অর্ডারের হিসাব রাখা
লেবেল হলো চ্যাটে লাগানো রঙিন ট্যাগ, যাতে এক নজরে বোঝা যায় কোন কাজ কোন অবস্থায় আছে। সাধারণ লেবেল হতে পারে নতুন অর্ডার, পেমেন্ট বাকি, পেমেন্ট হয়েছে, ডেলিভারি হয়েছে। লেবেল দিয়ে চ্যাট ফিল্টার করে দেখা যায়, যেমন শুধু পেমেন্ট বাকি চ্যাটগুলো দেখতে চাইলে ফিল্টারে সেই লেবেলটি বেছে নিন।
- একটি চ্যাট খুলে লেবেল অপশনে যান, ঠিক লেবেলটি বেছে নিন।
- অর্ডারের অবস্থা বদলালে পুরোনো লেবেল সরিয়ে নতুন লেবেল লাগান।
- দিনের শেষে পেমেন্ট বাকি আর নতুন অর্ডার লেবেলের চ্যাটগুলো দেখে নিন, কোনো অপেক্ষমাণ কাজ বাকি আছে কি না।
লেবেল বেশি বানাবেন না। অনেক লেবেল থাকলে কোনটি কখন ব্যবহার করবেন, তা নিজেই ভুলে যাবেন। চার থেকে ছয়টি লেবেল দিয়ে শুরু করুন, ব্যবসা বড় হলে পরে বাড়ান। লেবেলের নাম এমন রাখুন যাতে যে কেউ, এমনকি দোকানের অন্য কর্মীও, বুঝতে পারেন এর অর্থ কী।
ব্রডকাস্ট লিস্ট: নিয়ম, সীমা ও সম্মতি
ব্রডকাস্ট লিস্ট দিয়ে একসঙ্গে অনেক গ্রাহককে একই বার্তা পাঠানো যায়, তবে এটি গ্রুপ নয়। প্রতিটি প্রাপক আলাদা ব্যক্তিগত চ্যাট হিসেবে বার্তাটি পান, অন্য প্রাপকদের দেখতে পান না। বিজনেস অ্যাপের একটি ব্রডকাস্ট লিস্টে সর্বোচ্চ ২৫৬ জন যোগ করা যায়, একাধিক লিস্ট বানানো যায়, প্রতিটি লিস্টের সীমা আলাদাভাবে ২৫৬ জন।
ব্রডকাস্টের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ শর্তটি মনে রাখুন। বার্তা তখনই পৌঁছায় যখন প্রাপক ব্যবসার নম্বরটি নিজের ফোনে সেভ করে রেখেছেন। সেভ না থাকলে বার্তা নীরবে পৌঁছায় না, কোনো ত্রুটি বার্তাও আসে না, তাই আপনি বুঝতেও পারবেন না কে বার্তাটি পাননি। তাই ব্রডকাস্ট পাঠানোর আগে গ্রাহকদের নম্বরটি সেভ করতে বলুন, যেমন দোকানের বোর্ডে বা ক্যাটালগে লিখে দিন।
সম্মতি ছাড়া ব্রডকাস্ট পাঠাবেন না। মেটার বিজনেস মেসেজিং নীতিতে বলা আছে, বার্তা পাঠাতে হলে প্রাপকের নম্বর দেওয়া থাকতে হবে এবং বার্তা পাওয়ার স্পষ্ট সম্মতি থাকতে হবে। কেনা বা সংগ্রহ করা নম্বরের তালিকায় বার্তা পাঠানো নীতি ভঙ্গ, এতে অ্যাকাউন্ট সীমিত বা বন্ধ হতে পারে। তৃতীয় পক্ষের অনানুষ্ঠানিক বাল্ক টুল ব্যবহার করাও একই ঝুঁকি আনে, তাই সেগুলো ব্যবহার করবেন না।
গ্রাহক না চাইলে বন্ধ করা ও স্প্যাম এড়ানো
গ্রাহক যদি বার্তা বন্ধ করতে বলেন, ব্লক করেন বা না চান, তাহলে তা সঙ্গে সঙ্গে মানতে হবে, তালিকা থেকে তার নাম সরিয়ে ফেলতে হবে। তর্ক করা বা আবার বার্তা পাঠানো যাবে না, এতে অ্যাকাউন্টের ঝুঁকি বাড়ে আর দোকানের বদনাম হয়। বন্ধ করার অনুরোধ পেলে একটি ভদ্র বিদায় বার্তা পাঠিয়ে নামটি সরিয়ে দিন, তারপর আর কোনো প্রচার বার্তা পাঠাবেন না।
স্প্যাম এড়াতে কয়েকটি অভ্যাস রাখুন। একই বার্তা বারবার পাঠাবেন না। শুধু তাদেরই প্রচার বার্তা পাঠান যারা আগে কিনেছেন বা বার্তা পেতে সম্মতি দিয়েছেন। বার্তার শুরুতে লিখুন এটি কোন দোকান থেকে আসছে, যাতে গ্রাহক চিনতে পারেন। দাম, ছাড় বা নতুন পণ্যের খবর ছাড়া অপ্রয়োজনীয় বার্তা পাঠানো কমান, কারণ বেশি বার্তা পেলে গ্রাহক ব্লক করে দেন।
একটি ছোট দোকানের দৈনন্দিন কাজের ধারা
সব টুল একসঙ্গে কীভাবে কাজ করে, তা একটি ছোট দোকানের দিন দিয়ে বোঝা যায়। সকালে দোকান খোলার আগে পেমেন্ট বাকি লেবেলের চ্যাটগুলো দেখে নিন, কোনো বকেয়া আছে কি না। দিনের বেলা নতুন গ্রাহক মেসেজ দিলে গ্রিটিং মেসেজ স্বাগত জানাবে, তারপর আপনি নিজে হাতে উত্তর দিন। গ্রাহক পণ্য জানতে চাইলে ক্যাটালগের লিংক পাঠান, দাম জিজ্ঞেস করলে কুইক রিপ্লাই থেকে ঠিক উত্তরটি বেছে পাঠান।
অর্ডার নিশ্চিত হলে চ্যাটে নতুন অর্ডার লেবেল লাগান, পেমেন্ট এলে পেমেন্ট হয়েছে লেবেলে বদলে দিন, ডেলিভারি হলে ডেলিভারি হয়েছে লেবেল লাগান। সপ্তাহে একদিন, যেমন শুক্রবার, নতুন পণ্য বা অফারের খবর শুধু সম্মতি দেওয়া গ্রাহকদের ব্রডকাস্ট লিস্টে পাঠান। কী কী প্রচার করবেন আর কখন করবেন, তা আগে থেকে ঠিক করে রাখতে কনটেন্ট ক্যালেন্ডার নিয়ে গাইডটি কাজে লাগতে পারে। রাতে দোকান বন্ধ করার আগে অ্যাওয়ে মেসেজ চালু আছে কি না দেখে নিন, যাতে রাতের মেসেজের গ্রাহক পরের খোলার সময়টি জানতে পারেন।
সাধারণ ভুল ও সমাধান
একই নম্বরে দুটি অ্যাপ চালানোর চেষ্টা। একই নম্বর একই সময়ে সাধারণ আর বিজনেস অ্যাপে চলে না। সমাধান হলো ব্যবসার জন্য আলাদা নম্বর ব্যবহার করা, অথবা নম্বরটি পুরোপুরি বিজনেস অ্যাপে স্থানান্তর করা।
ক্যাটালগে পুরোনো দাম রেখে দেওয়া। পুরোনো দাম থাকলে ডেলিভারির সময় ঝামেলা হয়। সমাধান হলো দাম বদলালেই ক্যাটালগ বদলে ফেলা, আর স্টক শেষ হলে পণ্য সরিয়ে ফেলা।
ব্রডকাস্ট পাঠিয়ে ভাবা সবাই পেয়েছেন। নম্বর সেভ না থাকলে বার্তা পৌঁছায় না। সমাধান হলো গ্রাহকদের নম্বরটি সেভ করতে বলা, আর ব্রডকাস্টের পর যারা উত্তর দেননি তাদের আলাদাভাবে বিরক্ত না করা।
স্বয়ংক্রিয় বার্তার উপর পুরো ভরসা করা। স্বয়ংক্রিয় বার্তা শুধু প্রথম উত্তর, আসল কথা নিজে হাতে বলতে হয়। সমাধান হলো দোকান খোলার পর সব মেসেজ নিজে পড়ে উত্তর দেওয়া।
সচরাচর প্রশ্ন
হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস কি ফ্রি? হ্যাঁ, বিজনেস অ্যাপটি ফ্রি, গুগল প্লে বা অ্যাপ স্টোর থেকে ডাউনলোড করা যায়। তবে বড় ব্যবসার প্ল্যাটফর্মে বার্তা প্রতি খরচের নিয়ম আছে, সেটি আলাদা বিষয়।
একই নম্বরে সাধারণ আর বিজনেস অ্যাপ দুটোই কি চলবে? না, একই নম্বর একই সময়ে দুটোতেই চলে না। আলাদা নম্বর ব্যবহার করুন, অথবা নম্বরটি বিজনেস অ্যাপে স্থানান্তর করুন।
ক্যাটালগে পণ্যের দাম কি দিতেই হবে? দাম দেওয়া ভালো, কারণ গ্রাহক দাম দেখেই সিদ্ধান্ত নেন। দাম পরে বদলানো যায়, তবে বদলালেই ক্যাটালগ হালনাগাদ করুন।
ব্রডকাস্টে বার্তা পাঠালে কি সবাই পাবেন? না, শুধু তারাই পাবেন যারা ব্যবসার নম্বরটি নিজের ফোনে সেভ করে রেখেছেন এবং বার্তা পেতে সম্মতি দিয়েছেন। একটি লিস্টে সর্বোচ্চ ২৫৬ জন যোগ করা যায়।
গ্রাহক না চাইলে বার্তা বন্ধ করব কীভাবে? তার নামটি ব্রডকাস্ট লিস্ট থেকে সরিয়ে দিন, আর তাকে আর কোনো প্রচার বার্তা পাঠাবেন না। বন্ধ করার অনুরোধ মানা নীতির অংশ, এতে অ্যাকাউন্ট নিরাপদ থাকে।
তথ্যসূত্র: হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেসের টুল নিয়ে নির্দেশনা https://trickbd.com/android-tips/3091063/, ব্রডকাস্ট সীমা ও সম্মতি নিয়ে নির্দেশনা https://www.qiscus.com/en/blog/whatsapp-broadcast-limit/, বিজনেস ফিচারের চেকলিস্ট https://greenwolftechlabs.com/whatsapp-business-features-checklist/।
